Автоматизация торговли. Что это за процесс?
Автоматизация розничной торговли — процесс внедрения программно-аппаратных комплексов автоматизации бизнес-процессов на предприятиях розничной торговли.
Начнем с того – как и когда обычно это происходит:
- Открытие нового магазина,
- Переход на учет с тетради или «амбарной книги»,
- Желание настроить нормальный учет с имеющейся «большой кассой». «Большая касса» – так говорил один наш клиент, у которого были все инструменты для автоматизации, но их использование было всего лишь на 10% – просто печатал чеки покупателям…
Если у вас есть задача – автоматизировать магазин, нужно рассмотреть такие важные моменты:
- Определение конкретной цели – что вы хотите получить от автоматизации (оптимизация трудозатрат сотрудников – возможно сокращение штатных единиц, сокращение ИТ-издержек или, например, налогов, бывает – элементарный контроль остатков, решение проблем работы с поставщиками и заказами товаров, продвижение онлайн и т. д.).
- Нужно ли это вашему покупателю? Как это скажется на нем? Увеличит ли частоту покупок или поможет вернуть его? В общем – подумайте о покупателях, ведь они ваши главные участники оборота.
- Формирование мотивации сотрудников. Ваши люди должны понимать что будет происходить и чем это полезно для них (от роста оборота = роста зарплаты, до значимости в процессе захвата рынка), они должны быть мотивированы в успешной реализации проекта (например премии за сверхурочную работу или за увеличение показателей).
- Определить количество ресурсов: время – посчитать общий резерв времени на процесс, финансы – просчитать возврат инвестиций после достижения поставленных целей, сотрудники – бывает что люди заняты текущей работой, а нужно еще обучаться или делать дополнительные задачи, связанные с процессов внедрения. Важно понимать, что это серьезный и не простой процесс – требующий постоянного внимания и усилий.
- Определить «узкие» места, все что может затормозить или остановить процесс автоматизации: возможно то что вы задумали не будет работать должным образом на имеющимся парке оборудования, возможно не хватает каких-то лицензий, или то что есть противоречит лицензионной политике, уровень подготовки сотрудников.
Итак! Сам процесс автоматизации состоит из:
- Построение бизнес-процессов в торговле. Они конечно уже есть и функционируют, если магазин или сеть магазинов работает, НО я рекомендую даже в таком случае регулярно пересматривать все процессы для поиска пути их оптимизации. Ничего ведь не стоит на месте. ПЛЮС – рассматривать новые и современные инструменты.
- Выбор или модернизация оборудования, установка или переход на новые программные продукты – нужно будет выбрать и освоить весь необходимый инструментарий, который поможет достичь поставленных целей.
- Создать план внедрения нового продукта или перехода со старого на новый.. в любом случае – требуется четкий зафиксированный по временным интервалам план. План формируется исходя их ваших целей и ресурсов, НО должен обязательно содержать такие пункты:
- Модель. Модель в первую очередь нужна для тех, кто переходит с устаревших инструментов и схемы бизнес процессов на новые инструменты с новой реализацией процессов. Это может быть – реализация «пилота» (тестовая модель работы магазина), в выбранном магазине торговой сети. Может быть развернут демонстрационный стенд на территории компании-интегратора или своей территории. Важно проработать все имеющиеся, а особенно хорошо – новые бизнес-процессы, и определить – в верном направлении вы идете? Эта дорога точно ведет к вашей цели? или целям..
- Исходя из вашей модели – определить время и порядок перевода или запуска магазинов (магазина). Это можно реализовать в один день или постепенно, переводя магазины на новую систему.
- Обучение персонала. Желательно пройти обучение с проверкой знаний.
- Интервал сбора метрик, для определения приближения к цели (хорошо использовать и учитывать опережающие показатели).
- Переход в “боевой режим” и период (обычно от 7 до 30 дней) особого контроля работы – оперативного решения возникающих вопросов и проблем. Обычно этот период называется – “авторский контроль” от компании-интегратора или просто – обслуживание.
Это были наши рекомендации и краткое описание процесса автоматизации розничной торговли. Мы всегда готовы ответить на вопросы.